Mark Twain powiedział kiedyś, że „ludzie nie dlatego przestają się bawić, że się starzeją, lecz starzeją się, bo przestają się bawić”. Warto zatem wykorzystać każdą okazję do świętowania i tym samym spędzenia radosnego czasu z przyjaciółmi i rodziną. Szczególnie w przypadku, kiedy nie mamy zbyt wielu możliwości, by spotykać się na co dzień.

Urodziny to fantastyczna okazja do tego, by spędzić czas z najbliższymi, dlatego dobrze jest poświęcić trochę energii na ich organizację. Solenizanci i jubilaci coraz częściej wybierają opcję organizacji urodzin w lokalu, zwłaszcza gdy spodziewają się sporej ilości gości. By wybrana restauracja na urodziny spełniła nasze oczekiwania lokalowe, organizacyjne i finansowe należy zwrócić uwagę na kilka ważnych czynników.

restauracja przygotowana na przyjęcie gości

Wybór idealnej restauracji na przyjęcie urodzinowe

Organizacja przyjęcia w restauracji zwykle sprowadza się do rozmowy z managerem lub właścicielem restauracji, podczas której ustala się wszystkie ważne kwestie oraz podpisuje umowę na świadczenie usługi. Zanim jednak udamy się do lokalu w celu dokonania szczegółowych ustaleń, musimy przygotować najważniejsze informacje, czyli sporządzić dokładną listę gości z uwzględnieniem ich wieku. Często jest tak, że stawka za dzieci jest niższa od stawki za osobę dorosłą. Warto też wcześniej poprosić gości o potwierdzenie przybycia, ponieważ zdarza się, że w zależności od ilości uczestników przyjęcia, stawka za osobę się różni.

Dobrze jest, jeśli mamy wstępnie założony budżet, który chcemy przeznaczyć na organizację przyjęcia-ułatwi to negocjacje z lokalem i usprawni ustalenia. Podczas spotkania z właścicielem lub managerem wybranej restauracji będzie można w jego obrębie dokonywać różnego rodzaju zmian.

Mając zatem ustalona listę gości oraz budżet, możemy udać się do lokalu na rozmowę. Poniżej przedstawiamy listę tematów, o których należy pamiętać podczas ustalania szczegółów dotyczących organizacji przyjęcia w restauracji.

Sala bankietowa i czas trwania imprezy

Restauracje często dysponują kilkoma salami, zatem niezwykle ważne jest dobór wielkości pomieszczenia do ilości zaproszonych osób. Ponadto dobrze jest już w tym miejscu określić jaki charakter będzie miała nasza uroczystość: planujemy imprezę z tańcami, czy kameralne spotkanie przy stole? Od tej kwestii bowiem zależeć będzie wielkość sali bankietowej oraz sposób rozstawienia stołów podczas przyjęcia.

Warto również zapytać o ilość i umiejscowienie toalet, szczególnie w przypadku, kiedy wśród zaproszonych są osoby niepełnosprawne lub starsze.

Często w restauracjach panuje zasada, że przyjęcia trwają dopóty, dopóki ostatni gość nie opuści lokalu. Jeśli jednak mamy ograniczony czas na przyjęcie, wówczas dobrze jest zapytać o ewentualną możliwość oraz koszt przedłużenia imprezy.

Wybór menu

Wybierając dania na przyjęcie urodzinowe, warto zaufać przedstawicielowi restauracji. Doświadczony manager weźmie pod uwagę długość przyjęcia, preferencje oraz wiek zaproszonych gości i zaproponuje menu, które z pewnością ich zachwyci. Restauratorzy doskonale wiedzą, co się sprawdza na imprezach. Często w przypadku urodzin tanecznych proponuje się menu zawierające większą ilość szybkich przekąsek tzw. „finger food”.

przekąski na przyjęcie urodzinowe w restauracji

Koniecznie należy dopytać o ciasta, ponieważ zdarza się, że niektóre restauracje nie zajmują się produkcją słodkości i wówczas trzeba będzie zamówić tort oraz inne słodycze w cukierni.

Jeśli przewidujemy napoje alkoholowe na swoim przyjęciu urodzinowym, trzeba będzie ustalić na wstępie czy kupujemy je w lokalu, czy organizujemy we własnym zakresie. Kupując alkohol samodzielnie, pamiętajmy, że restauracje często naliczają dodatkową opłatę tzw. korkowe. Warto poruszyć tę kwestię podczas ustaleń.

Świetnym i coraz bardziej popularnym pomysłem jest bufet kawowy w jednym, specjalnie przygotowanym miejscu na sali. To znacznie usprawnia obsługę przyjęcia. Goście samodzielnie robią ciepłe napoje, kiedy tylko mają na nie ochotę. Nie trzeba szukać kelnera ani czekać na przyniesienie kawy czy herbaty. Jeśli chodzi o osobne bufety, to również często możemy się spotkać z tzw. „słodkim stołem”, na którym znajdują się ciasta i desery.

Miejsca parkingowe

Niewiele osób podczas planowania wydarzenia zwraca uwagę na kwestię parkingu. O ile w przypadku niewielkich przyjęć na kilka czy kilkanaście osób mały parking nie stanowi żadnego problemu, o tyle przy licznej grupie gości może się okazać sporą niedogodnością. Jeśli wybierzemy restaurację w centrum miasta, możemy zasugerować gościom wybór komunikacji miejskiej.

Bardzo miłym gestem w stronę zaproszonych osób jest wynajęcie kierowcy busa, który po imprezie rozwiezie uczestników do domów. Ma on również dodatkowy atut – gwarantuje zakończenie imprezy o ustalonej godzinie;)

Dekoracje sali

Restauracje z reguły są świetnie urządzone. Wszystko się pięknie ze sobą komponuje, zatem nasze dodatkowe działania w zakresie wystroju zwykle nie są potrzebne. Podczas ustalania szczegółów imprezy możemy zapytać o dodatki, takie, jak choćby kwiaty na stołach. Bywa bowiem, że są one wliczone już w cenę. Jeśli nie, a bardzo nam zależy na pięknie udekorowanym stole, możemy zamówić ozdoby w kwiaciarni i dostarczyć do restauracji. Kwestia spersonalizowanych ozdób typu girlandy, rozety czy kolorowe balony leży również w gestii solenizanta.

Dostępny sprzęt

Kolejna ważna sprawa, którą należy koniecznie omówić podczas ustaleń z restauracją to dodatkowy sprzęt RTV. Ciężko sobie wyobrazić dobrą imprezę bez muzyki. Zazwyczaj w restauracjach dostępne są głośniki ze wzmacniaczem i zwykle taka przyjemność jest darmowa. Wówczas trzeba podłączyć swój laptop, tablet czy inny nośnik muzyki i sprawa załatwiona:).

Na imprezach takich jak urodziny czy jubileusze, coraz bardziej popularne stają się różnego rodzaju prezentacje multimedialne, ze zdjęć lub filmików przygotowanych przez solenizanta. Czasem zdarza się, że goście przygotowują taką prezentację w formie prezentu-niespodzianki. Niezbędny jest wówczas rzutnik, zatem lepiej od razu zapytać o dostępność i ewentualną cenę takiej przyjemności.

Noclegi dla gości

Urodziny to doskonała okazja na spotkanie w większym gronie oraz na zaproszenie rodziny i przyjaciół z dalszych zakątków kraju (lub świata). Dobrze wówczas zapytać managera od razu o noclegi, ponieważ często można wynegocjować korzystną cenę.

Nawet jeśli wszyscy zaproszeni goście są miejscowi, dobrze jest mimo to dowiedzieć się, jaka by była cena ewentualnych noclegów. Czasem okazuje się na tyle atrakcyjna, że zmęczeni zabawą imprezowicze rezygnują z powrotu po nocy i korzystają z hotelowej oferty noclegowej.

Dzieci na przyjęciu

Jeśli na imprezie mają znaleźć się dzieci, trzeba będzie ustalić wcześniej kilka dodatkowych kwestii:

  1. Czy dzieci siedzą przy stole z dorosłymi, czy może przy osobnym stoliku tylko dla nich? Tutaj ważny jest ich wiek, ponieważ dzieci, które nie jedzą jeszcze samodzielnie, muszą mieć miejsce przy rodzicach. Wówczas koniecznie trzeba zapytać, czy restauracja dysponuje krzesełkami do karmienia.
  2. W przypadku, kiedy na naszej imprezie będą rodzice z niemowlakami, powinniśmy się zatroszczyć o miejsce do przewijania i karmienia. Jeśli restauracja nie dysponuje przewijakiem, to bywa tak, że na czas trwania przyjęcie udostępnia bezpłatnie w tym celu jeden pokój do dyspozycji dla gości.
  3. W restauracjach często jest osobne, specjalnie przygotowane menu na najmłodszych gości. Warto z niego skorzystać!
  4. Kącik do zabawy. Nie jest niezbędny, natomiast bardzo dużym udogodnieniem dla rodziców z małymi dziećmi. W restauracjach często jest przygotowany stolik z kolorowankami i kilka pudełek z zabawkami dla dzieci. Jeśli sala przeznaczona na nasze urodziny jest duża, możemy poprosić gości, którzy będą z dziećmi o przyniesienie również własnych zabawek. W przypadku, gdy na urodzinach będą niemowlaki, możemy postarać się o matę piankową, lub dywanik, na którym będą bawić się bobasy.
  5. Jeśli spodziewamy się dużej ilości dzieci oraz dysponujemy dodatkowym budżetem, możemy rozważyć zatrudnienie animatora dla dzieci. Restauracje często mają kontakty do różnych firm zajmujących się animacją oraz doświadczenie we współpracy z nimi, więc warto z tego skorzystać. Może się zdarzyć (najczęściej w przypadku, gdy w lokalu jest więcej niż jedna impreza w tym samym czasie), że restauracja sama zatrudnia animatora. Wówczas będziemy mieć tę atrakcję w cenie. Dzieje się tak najczęściej w przypadku rodzinnych imprez takich, jak komunia czy chrzciny.

Muzyka oraz dodatkowe atrakcje

Muzyka na imprezie to podstawa! W przypadku, gdy restauracja nie dysponuje sprzętem audio mamy dwa wyjścia: zorganizować go samodzielnie, lub zatrudnić DJa. Zanim jednak zdecydujemy się na opcję „po kosztach” (wieża stereo z domu plus własny laptop) dobrze jest rozważyć wszystkie „za” i ” przeciw”. Odtwarzając muzykę za pomocą własnego sprzętu, musimy mieć tę kwestię na uwadze przez cały czas trwania urodzin. Ponadto, często się zdarza, że goście w przypływie gwałtownej wesołości oraz weny muzycznej postanawiają samodzielnie wyszukiwać piosenki i nagle wokół laptopa robi się szum. Zawiani goście i ulubiony laptop to zdecydowanie nie jest dobre połączenie.

Wynajem DJ-a to kwestia dodatkowych kilkuset złotych. Jednak, jeśli dobrze wybierzemy, to zwrócą się one z nawiązką w zachwycie gości. Dobry DJ potrafi — oprócz dbania o muzykę — fantastycznie rozkręcić towarzystwo i zachęcić do zabawy nawet najbardziej opornych. Często bowiem DJ-e są również wodzirejami.

Jeśli chcemy mieć piękną pamiątkę z urodzin, to trzeba pomyśleć o wynajęciu fotografa. Ludzie często o tym zapominają lub bagatelizują sprawę, tłumacząc, że teraz każdy w telefonie ma aparat, więc zdjęć z imprezy będzie mnóstwo. A później okazuje się, że zdjęć jest niewiele, i w dodatku niespecjalnie się nadają do pokazania światu;).

zdjęcie rodzinne na urodzinach w restauracji

Zalety przyjęcia w restauracji

Organizacja urodzin w restauracji ma niemal same plusy:

  • miejsce jest dopasowane do tego typu imprez, nie ma problemu z hałasowaniem po godzinie 22,
  • kameralna sala na wyłączność,
  • brak sprzątania po imprezie,
  • solenizant jest gościem na własnym przyjęciu,
  • gdy pojawią się jakiekolwiek problemy, możemy liczyć na pomoc obsługi.

Koszty organizacji urodzin w restauracji

Porównując koszty organizacji przyjęcia we własnym zakresie z imprezą w lokalu, nie da się ukryć, że za urodziny w restauracji zapłacimy więcej. Koszt zabawy w lokalu waha się od 60 zł nawet do 120 zł za jedną osobę, zatem przy 30-osobowej gromadce ludzi zapłacimy od 1800 zł. Jednak, jak to mówią w kultowej polskiej komedii, pieniądze to nie wszystko!

Trzeba wziąć pod uwagę, że organizując przyjęcie w domu, solenizant jest jednocześnie kucharzem, kelnerem, dekoratorem wnętrz, sprzątaczem, DJ-em oraz animatorem zabaw. Gdzie w tej całej gonitwie czas na świętowanie, rozmowę z przyjaciółmi i odpoczynek? Nie ma nic gorszego, niż pożegnanie gości z myślą, że „nareszcie koniec tej męki”.

Podsumowanie

Większość osób myśli, że organizując przyjęcie w restauracji mamy wszystko załatwione, więc wystarczy podać liczbę gości oraz wybrać menu i gotowe. Niestety, aby impreza spełniła nasze oczekiwania, należy je wszystkie przedstawić menadżerowi i wspólnie z nim ustalić szczegółowo jak zorganizować urodziny tak, by wszyscy byli zadowoleni.

Oczywiście, ktoś może powiedzieć, że te wszystkie dekoracje, zabawki i udogodnienia są niepotrzebne, bo goście będą się bawić i bez tego (co z resztą jest niezwykle prawdopodobne). Niemniej jednak, poświęcając czas i pieniądze na organizację imprezy warto pamiętać o wymienionych wyżej zagadnieniach i zaplanować urodziny idealne!

Jak zorganizować urodziny w restauracji?
Rate this post

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here